Шта треба да знате о хијерархији административног назива посла

Административна хијерархија назива посла

говор запосленог месеца

Да ли разумете административну хијерархију назива посла?



Чак и људима који су годинама на административном пољу, његова сложена мрежа назива радних места, организационих структура и различитих одговорности понекад може бити збуњујућа. Искусни администратори могу се наћи као да постављају питања, као што су:

  • Које различите ствари обично раде административни службеници и управни надзорници? (Службеници обично управљају процесима док супервизори управљају процесима, али и остали запослени.)
  • Која је разлика између Оффице Администратор и Оффице Манагер ?
  • Да ли је извршни администратор извршни администратор или неко ко управља извршним директорима? (Они обично администрирају руководиоце.)

(- Завршите више с тим Тхе Ассист - први бесплатни недељни билтен који асистенти праве за помоћнике.)

Питања се настављају и настављају. На крају, мистериозна шема административних назива послова могла би навести професионалце да преиспитају где се њихова властита звања уклапају у целокупан пејзаж. Слична дилема могла би збунити ловце на посао који се питају које административне називе послова треба да циљају у својим претрагама каријере.



Збуњен око хијерархије административног назива посла

Разјаснимо административну хијерархију назива посла! Овде је све што треба да знате да бисте разумели различите нивое администраторских наслова и такође протумачили шта наслови значе.

Напомена пре него што почнемо: Наслови послова, одговорности и очекивања која покривамо у наставку могу се појавити на више нивоа. На пример, менаџер канцеларије може бити почетна позиција у једној компанији и позиција високог нивоа у другој компанији која има захтевније канцеларијске потребе. Уз то, имајте на уму да ова листа покрива многе, али сигурно не све административне називе послова с којима ћете се сусрести.



Администраторска звања на почетном нивоу

Администраторски наслови на почетном нивоу

  • Координатор канцеларије
  • Оффице Администратор
  • Оффице Ассистант
  • Оффице Манагер
  • Канцеларија чиновник
  • Помоћник на рецепцији
  • Службеник за унос података
  • Специјалиста за унос података
  • Координатор одељења
  • административни координатор
  • административни помоћник
  • Асистент за административне услуге
  • Административна помоћ
  • Административни сарадник
  • Администратор
  • Млађи административни асистент
  • Администратор догађаја
  • Рецепционар
  • Референт за
  • Лични асистент

Одговорности за администратора на почетном нивоу

Администратори почетног нивоа обично раде помало све. Могли би имати један полагани дан за организовање досијеа и припрему докумената, а затим сутрадан дошли на посао и пронашли поштанско сандуче препуно различитих захтева чланова особља широм канцеларије.

Запослени траже од администратора било коју врсту подршке која им је потребна у било ком тренутку. Људи на овим позицијама довршавају све задатке по канцеларији, помажући запосленима да раде најбоље што могу и одржавајући канцеларију да ради што глатко.

Сваки администратор почетног нивоа вероватно ће се наћи:

  • Управљање канцеларијским комуникацијама - упућивање организационих телефонских позива, е-поште и традиционалне поште
  • Одржавање канцеларијских услуга, укључујући ИТ ресурсе и објекте (Ово укључује постављање техничких питања и захтева за услугу.)
  • Сарадња између одељења како би се помогло у планирању догађаја и иницијатива
  • Координација планова путовања, израда итинерера и попуњавање резервација
  • Заказивање и управљање календарима
  • Одржавање листа контаката
  • Задржавање канцеларије збирке у реду
  • Заступање канцеларијских интереса у односима са спољним сарадницима, укључујући добављаче, консултанте и клијенте
  • Креирање рачуна
  • Праћење и наручивање канцеларијског материјала
  • Пружање канцеларијске грицкалице и друге погодности
  • Пружање потребне подршке директорима, менаџерима и руководиоцима
  • Одржавање заједничких канцеларијских простора
  • Руковање долазним и одлазним пакетима и поштом

Да би се адекватно бавили том разноврсном листом одговорности, обично се од администратора почетног нивоа:

  • Препознајте и одговорите на потенцијалне проблеме
  • Преузмите иницијативу за решавање проблема самостално и креативно (да би били што ефикаснији, почетни администратори морају бити у стању да доносе одлуке и решавају проблеме без потребе за било ким другим.)
  • Учинковито и с поштовањем комуницирајте са унутрашњим и спољним заинтересованим странама у разним форматима
  • Стратешки управљати временом
  • Вишеструко задатке и брзо пребацујте на задатке да бисте извршили разне службене задатке, а да не допустите да ишта пропадне
  • Организујте и обрађујте информације, истовремено пратећи физичке предмете и пројекте како бисте максимизирали продуктивност
  • Одржавајте присебност када ствари пођу по злу
  • Будите увек брзи и припремљени
  • Запамтите кључне детаље јер више људи током дана подноси усмене, ручно писане захтеве и захтеве е-поштом
  • Радите брзо, али тачно

Звања на административним пословима на средњем нивоу

Административни називи послова на средњем нивоу

  • административни помоћник
  • Оффице Манагер
  • Извршни асистент
  • Пословни руководилац
  • Менаџер административних услуга
  • Менаџер административне подршке
  • Специјалиста за административну подршку
  • Администратор догађаја
  • Лични асистент
  • Администратор услуге
  • Координатор путовања
  • Административни специјалиста
  • Извршни административни асистент
  • Извршни секретар
  • Пословни менаџер
  • Пословни администратор
  • Фацилитиес Манагер
  • Административни техничар
  • Помоћник особља
  • Планер
  • Помоћник јединице

Одговорности за посао администратора средњег нивоа

Попут администратора почетног нивоа, и они средњег нивоа раде помало све. (Шта можемо рећи; чини се да је то обележје административног поља.) Међутим, за разлику од администратори почетног нивоа, администратори средњег нивоа обично раде нешто мање, али далеко специјализованије задатке, попут руковања платним списком. Администратори средњег нивоа такође ће бити позвани да учествују у великим пројектима компанија вођеним мисијом, укључујући иницијативе за културу предузећа, програме награђивања запослених и стратешке ребрандинге.

Поред тога, након што администратори пређу са почетног на средњи ниво, стећи ће довољно искуства да осмисле и примене сопствене политике за побољшање пословања компаније.

Сваки администратор средњег нивоа вероватно ће се наћи:

  • Спровођење канцеларијских политика и стратешко унапређење постојећих процеса
  • Развијање иницијатива везаних за културу предузећа и добробит запослених
  • Спровођење критичних сигурносних процедура, укључујући успостављање планова евакуације, извођење вежби и постављање безбедности зграде
  • Руковање платним списком
  • Планирање побољшања дизајна и распореда канцеларије
  • Укрцавање и искрцавање нових запослених
  • Управљање оперативним задацима, укључујући руковање погодностима за награде запослених, паркирање и одржавање зграда
  • Директна помоћ руководиоцима
  • Планирање догађаја и састанака
  • Координирање путовања
  • Заказивање и управљање календарима
  • Прављење извештаја и понекад њихово представљање
  • Надзор над осталим члановима особља за помоћ у канцеларији
  • Вођење књига и евиденција
  • Поседовање процеса фактурисања
  • Утврђивање информационе организације и архитектуре компаније
  • Редовно повезивање са клијентима, добављачима, управом зграде и запосленима
  • Вођење великих канцеларијских пројеката, као што су реновирање, инсталације и иницијативе за дизајн канцеларија
  • Управљање канцеларијским буџетом и финансијском администрацијом, од руковања трошковима до имплементације процеса
  • Преговарање и праћење уговора
  • Саслушање (и решавање питања у вези са) жалбама
  • Решавање сукоба запослених

Мултитаскинг административни асистент

Да би се адекватно бавили том разноврсном листом одговорности, обично се од администратора на средњем нивоу:

  • Независно развијајте одржива решења проблема како се појаве
  • Искористите све средства трговине да побољша и ојача процесе
  • Мислите стратешки и пружите руководиоцима звучна упутства за велику слику
  • Грациозно се носите са притиском да бисте остали стално поуздан ресурс за управљање
  • Дајте приоритет раду на начине који су у складу са мисијом компаније
  • Увек користите дискрецију да бисте били поуздан чувар поверљивих података
  • Ефикасно преносите поруке различитој публици у различитим форматима
  • Преговарајте и повезујте се да бисте изградили корисне и испуне везе
  • Искористите емоционалну интелигенцију за хармоничан и ефикасан рад са другима
  • Примените аналитичке вештине за информисање кључних пословних одлука
  • Разумевање и тумачење сложених информација које се односе како на апстрактне (везе) тако и на техничке (управљање залихама) канцеларијске одговорности
  • Прилагодите се променљивим захтевима и одговорностима
  • Водите друге и делегирајте задатке
  • Води пројекте и токове посла од покретања до завршетка
  • Ухватите детаље и велике и мале
  • Слушајте, охрабрујте и повремено пружајте „терапију“ на радном месту

(- Завршите више с тим Тхе Ассист - први бесплатни недељни билтен који асистенти праве за помоћнике.)

Администраторска звања на високом нивоу

Административни асистент на високом нивоу

  • Оффице Манагер
  • Извршни асистент
  • Виши извршни асистент
  • Виши лични асистент
  • Главни административни службеник
  • Директор управе
  • Директор административних услуга
  • Главни оперативни службеник
  • Директор операција
  • Виши рецепционар
  • Цоммунити Лиаисон
  • Шеф среће
  • Главни службеник за људе

Одговорности за посао администратора на високом нивоу

Као и други администратори, и администратори високог нивоа то раде с времена на време. Међутим, на позицијама високог нивоа, фокус који смо почели да виђамо око средњег нивоа постаје још дубљи. Администратори на високом нивоу обично проводе више времена радећи са одређеним руководиоцима или радећи на пословним процесима. Искусни администратори проводиће већину свог времена осигуравајући успех свог фокусног подручја и много мање времена решавајући комадне проблеме, мање хитне случајеве и друге административне задатке малог обима.

Било који администратор високог нивоа вероватно ће се наћи:

  • Служећи као главни сарадник у канцеларији
  • Бити једина веза различитих канцеларијских тимова током развоја и извршавања иницијатива, политика и процеса широм компаније
  • Омогућавање, па чак и вођење нових пословних иницијатива и стратешких пројеката
  • Консултације за побољшање операција и токова рада за читава одељења
  • Обављање различитих стратешких функција људских ресурса повезаних са запошљавањем, задржавањем и развојем политике запослених
  • Управљање осталим шефовима одељења и руководиоцима
  • Одређивање како најбоље искористити ресурсе компаније
  • Обавештавање заинтересованих страна компаније о кључним ажурирањима и развојима
  • Управљање и вођење целокупног тима за административну подршку, а често и других тимова
  • Постављање циљева за цело предузеће и појединачне тимове
  • Надгледање свих ствари везаних за свакодневне операције
  • Тражење могућности за пословни развој
  • Одржавање кључних спољних стратешких пословних односа
  • Служећи као заменик команданта кључним руководиоцима и преузимајући безброј одговорности у том својству

Да би се адекватно бавили том разноврсном листом одговорности, обично се од администратора на средњем нивоу:

  • Имати дугогодишње искуство и доказане успехе у административном или управљачком својству
  • Покажите вештине стратешког и критичког размишљања које се надмећу са руководиоцима којима служе
  • Имати натприродно око за детаље; ови људи памте свачије име, сваки датум доспећа и сваку кључну тачку о политикама и процесима
  • Комуницирајте са свима и свима да бисте постигли резултате
  • Манипулишу њиховим временом док се не учини као да имају више сати у дану
  • Покажите посвећеност мисији компаније на нивоу инвеститора
  • Имајте смисла за побољшање процеса и управљање токовима посла на начин који промовише ефикасност као и добру вољу
  • Будите добро вољени и поштовани од стране запослених на свим нивоима иу свим одељењима
  • Преузмите власништво над свим исходима, чак и онима који се не дотичу свакодневног посла

(- Завршите више с тим Тхе Ассист - први бесплатни недељни билтен који асистенти праве за помоћнике.)

Ако сте у административном пољу (посебно ако прегледавате послове), сигурни смо да сте наишли на прави део административних послова. Волели бисмо ваше информације о хијерархији административног назива посла. Јавите нам које смо наслове пропустили и поделите своје увиде у наставку!

Посебна захвалност за О * НЕТ ОнЛине , спонзорирано од Министарства за рад САД-а, због чувања невероватне базе података о запослењу.