Једини предложак приручника за канцеларијске процедуре који ће вам икад требати

Приручник за канцеларијске процедуре

Ако имате канцеларијске процедуре које требате документовати, онда бисте вероватно могли да користите шаблон приручника за канцеларијске процедуре. Предлошци вам олакшавају живот, пружајући вам солидну полазну основу и помажући вам да не изоставите ниједну кључну информацију.



Зашто би уопште требало да документујете канцеларијске процедуре? Другим речима, зашто треба да креирате приручник за канцеларијске процедуре?

Про-савет: Ако сте запослени на даљину или сте део тима са удаљеним радницима који траже ефикасан начин да остану повезани, препоручујемо вам да се пријавите Нектива . Савршено дизајнирана за модерну дистрибуирану радну снагу, технологија Нектива Воице овер Интернет Протоцол (ВоИП) омогућава вашим запосленима да врше јасне позиве са било које локације помоћу рачунара или телефона.

Одлично питање. Здрав разум сугерише да су приручници за процедуре генерално добра идеја, али постоји и неколико специфичних предности стварања приручника за канцеларијске процедуре:



  • Ако одете на годишњи одмор, свако може помоћу упутства обавити своје кључне задатке. Приручник помаже вашим самосталним радњама да ураде оно што треба, а такође вам доноси мир, јер ћете знати да је ваш рад покривен и такође правилно покривен; ви сте ипак написали приручник!
  • Ако требате да укрцате новог запосленог, можете новом регруту да дате копије приручника. Моћи ћете лако да објасните све процесе и поступке како нови запосленик следи, јер ће све бити јасно назначено у упутству.
  • Ако руководству требате да објасните своје дужности и процесе, имаћете добро документован приказ свих својих кључних процеса и задатака на дохват руке.
  • Ако икада напустите тренутни посао, нећете морати да крадите како бисте снимили све своје процесе пре него што одете. Такође ће бити од користи вашој замени и компанији у целини ако имате референтни приручник који није састављен у журби.

СН_СвагБок_баннер

Предлошци и савети у наставку помажу менаџерима канцеларије и извршним асистентима да документују и деле своје искушане и истините радне процесе.

(ПС - Придружите се некој од наших приватних ФБ група искључиво за Извршни помоћници или Менаџери канцеларије . То је заједницада се повежете, сарађујете и делите савете о томе како превазићи широк спектар изазова са којима се суочавате у својој улози.)



Најбоље праксе у приручнику за канцеларијске процедуре

Овде је све што је потребно за стварање ефикасног шаблона за приручник за канцеларијске процедуре.

Најбоље праксе у приручнику за канцеларијске процедуре

  1. С. тартирајте свој приручник са контурама. Према Патрицији Роб , аутор Лаугхинг Алл то Ворк: Блог о преживљавању за данашњег административног асистента , „Требало би да распоредите своје задатке у логичном формату у садржају како бисте исцртали начин на који желите да поставите сваку ставку. Када завршите садржај, можете се вратити и попунити детаље. “
  2. Користите опис посла и сву документацију из недавних прегледа да бисте извукли своје основне одговорности. Ваш приручник треба корак по корак да обухвати како се обавља свака од ових основних одговорности.
  3. Одвојите све политике које треба да документујете од свих процедура које треба да документујете. Према Мост усклађености , „Политика дефинише скуп правила попут понашања на радном месту, док процедура дефинише кораке које треба предузети да бисте ушли у службу новог запосленог.“ Када желите да неко зна зашто нешто радите, креирајте и забележите политику. Када желите да неко зна како се нешто ради, креирајте и забележите поступак.
  4. Напишите приручник јасним и сажетим језиком. Приручник за тајне поступке је готово бескористан. Ево нове канцеларијске пословице за вас: Приручник за процедуре који нико не може да разуме неће никоме донети ништа добро.
  5. Укључите наслове и тачке. Поред писања процедура јасним језиком, позовите важне теме и за понети користећи подебљана заглавља, тачке, табеле и друге визуелни елементи који разбијају блокове текста. Ово помаже свима да прегледају приручник и прескоче на одговарајуће одељке.
  6. Укључите контакт податке особе која је власник процеса , вероватно сами. Ово помаже свима који користе приручник да знају коме да се обрате ако имају питања.
  7. Потврдите приручник. Нека неко ко нема појма шта радите прочита приручник. Након што је ваш сарадник прочитао приручник, замолите га да вас проведе кроз репродукцију онога што би урадио у било ком дану. Ако се баци, онда је вероватно грешка у ручном писању или структури.
  8. Нека приручник буде ПДФ за претраживање. Ово омогућава људима да претражују много софистицираније него што могу постићи користећи само очне јабучице како би прелетели ваше метке и наслове, без обзира на то колико су добро организовани.
  9. Укључите датум израде приручника као и датум последњег ажурирања. Ово ће помоћи корисницима да верификују да добијају тренутне информације.
  10. Обезбедите флексибилност и опције за сваки поступак. Према један водич за писање политика , „Када је то могуће, процедуре треба да нуде корисничке опције. Непотребно рестриктивни поступци могу ограничити њихову корисност. “ У неким случајевима људи који користе приручник једноставно ће „попуњавати“ и можда неће бити чврсто посвећени поштовању правила Т. Ако наиђу на нешто што заиста не желе, онда можда једноставно неће то.
  11. Избегавајте укључујући и информације то би могло ускоро застарети. На пример, ако поступак укључује сарадњу са неким у компанији, онда можете једноставно да користите наслов положаја уместо имена особе. Када људи напусте компанију, приручник ће остати користан.
  12. Укључите контекст када је то потребно. Дефинишите било који термин који може изгледати као жаргон специфичан за вашу позицију или појасните поступке који могу захтевати разумевање одређеног контекста. На пример, годишњи извештај компаније можете назвати „Годишњи“. Обавезно га назовите „годишњим извештајем компаније“ ако га помињете у било којој процедури. Ако неко прегледава поступак, може потценити важност „годишњег“ и кренути пречицама ако не зна тачно о чему се ради.
  13. Направите план ажурирања и календар. Приручник за канцеларијске процедуре није статичан документ и свако толико ће га требати ревитализовати. Мораћете да се бринете о њему да бисте га одржали у исправном стању.
  14. Укључите организационе шеме одељења и позиције у вашој компанији како бисте били сигурни да ручни читачи могу повезати тачке.
  15. Организујте процедуре и задатке према учесталости. Јасно објасните да ли је поступак једнократни или понављајући дневни, недељни, месечни или годишњи задатак.
  16. Укључите колико времена ће вероватно трајати сваки поступак. Ово ће управљати очекивањима корисника и помоћи ће им да ефикасно расподеле своје време.
  17. Патрициа Робб такође препоручује укључивање контролних листа како би помогли ручним корисницима да буду сигурни да покривају све критичне поступке.

Предлошци приручника за канцеларијске процедуре

Рад на предлошку приручника за канцеларијске процедуре

Користите овај образац онолико пута колико вам је потребно да покријете све своје основне дужности.

Укључите доленаведене информације како бисте у свом приручнику са процедурама навели процедуре за један задатак.

  • Задатак:
  • Потребно време:
  • Одељења укључена:
  • Укључене позиције:
  • Зашто то радимо:
  • Када то урадимо:
    • Свакодневно:
    • Недељно:
    • Месечно:
    • Сваке године:
  • Како то радимо:
    • Корак 1:
    • Корак 2:
    • Корак 3:
    • Корак 4:
    • Корак 5:
  • Кључни резултат / ознака завршетка:

Примери приручника за канцеларијске процедуре

Приручник за канцеларијске процедуре

Ваш приручник за канцеларијске процедуре ће се вероватно састојати од низа задатака, од којих су неки повезани, а други потпуно одвојени. Очигледно, групне задатке повезане заједно. Укључите редове или дијаграме тока који указују на везу између задатака.

Пример 1:

  • Задатак: Узми инвентар канцеларија снацк станица
  • Потребно време: Отприлике 15 минута
  • Одељења укључена: Н / А; сви уживају у грицкалицама, али Оффице Манагер је једина особа одговорна за наручивање грицкалица и инвентаризацију
  • Укључене позиције: Н / А; ово је соло свирка
  • Зашто то радимо: Да бисмо били сигурни да наше количине грицкалица одражавају стварне преференције и потрошњу у канцеларији.
  • Када то урадимо:
    • Свакодневно: Два пута, прва ствар ујутру, а последња увече.
  • Како то радимо:
    • Корак 1: Броји грицкалице.
    • Корак 2: Забележите укупне количине.
    • Корак 3: Забележите количине сваке одређене грицкалице.
    • Корак 4: Током посете на крају дана, напуните грицкалице у складу с тим.
    • Корак 5: Пошаљите све поруџбине по потреби.
  • Кључни резултат / ознака завршетка: Преопскрбљена снацк станица.

СН_СвагБок_баннер

Резервација путовања

Пример 2:

  • Задатак: Креирајте план пута за састанак одбора извршног руководства
  • Потребно време: 30 минута
  • Одељења укључена: Н / А; вође из сваког одељења су укључени у одбор, али израда итинерара укључује само административни тим.
  • Укључене позиције: Извршни помоћници сваког главног шефа одељења мораће да додају ставке плана пута, а такође ће прегледати и одјавити се за коначни план пута.
  • Зашто то радимо: План пута је кључан за успех сваког састанка одбора извршног руководства. Вође озбиљно схватају план путовања и користе га за планирање тачака разговора, презентација и још много тога.
  • Када то урадимо:
    • Свакодневно: Иако се састанак дешава само једном недељно, поступак планирања пута обухвата неколико дана и започиње много пре дана пре састанка. Урадите неколико предмета сваког дана како би поступак израде итинерера био што бржи и лакши.
  • Како то радимо:
    • Корак 1: Пошаљите е-пошту извршним асистентима других одељења да бисте добили њихове бодове о путу.
    • Корак 2: Направите први нацрт плана пута користећи податке других ЕА.
    • Корак 3: Пошаљите нацрт плана пута другим ЕА на преглед и одобрење.
    • Корак 4: Интегришите повратне информације и исполирајте коначни план пута.
    • Корак 5: Пошаљите план путовања свим учесницима састанка.
  • Кључни резултат / ознака завршетка: План путовања се дистрибуира свим учесницима састанка најмање један дан пре састанка (у уторак).

Пословна путовања

Пример 3:

  • Задатак: Направите извршни план пословног путовања.
  • Потребно време: 1-2 сата
  • Одељења укључена: Н / А
  • Укључене позиције: Н / А
  • Зашто то радимо: Итинерарији су кључни за успех планова пословног путовања извршне власти.
  • Када то урадимо:
    • По потреби: Знат ћете да је потребно направити путни план када извршни директор има путовање.
  • Како то радимо:
  • Кључни резултат / ознака завршетка: Екецутиве има план путовања најмање недељу дана пре датума поласка.

Да ли сте икада креирали приручник за канцеларијске процедуре? Који савети, трикови и најбоље праксе су вас држали на добром путу? Поделите своја искуства у коментарима испод.

(ПС - Придружите се некој од наших приватних ФБ група искључиво за Извршни помоћници или Менаџери канцеларије . То је заједницада се повежете, сарађујете и делите савете о томе како превазићи широк спектар изазова са којима се суочавате у својој улози.)

Ресурси како да урадите:

36 идеја за канцеларијски декор за надахнуће најбољег рада вашег тима

25 епских идеја за канцеларијске забаве због којих ће сви зујати недељама

19 идеја организације Кицкасс Оффице за максималну продуктивност

25 идеја за креативне канцеларијске огласне табле које се заправо читају

101 забавна канцеларијска игра и активности које чине посао одличним

15 креативних идеја за изглед уреда које људе узбуђују

7 забавних идеја за рођендан у канцеларији које су једноставне као пита

Календар догађаја на радном месту: Канцеларијски догађаји за сваки део године

Дали смо канцеларијским љубимцима бесплатну уздржавање на радном месту - ево како је наша канцеларија постала боља

Планирате пресељење у канцеларију? Ево шта треба да знате

Како унети аутентичну покретачку вибрацију у било коју канцеларију

Дефинитиван водич о томе како организовати систем за пријављивање у канцеларији

18 идеја за празничне забаве које су велика забава за мале компаније

Како ваш следећи излазак из компаније учинити незаборавним

Једина контролна листа за планирање корпоративних догађаја која ће вам икада требати

Савремени водич за (одговорно) пијење на послу

7 креативних начина за објављивање незаборавних најава нових запослених

21 Урнебесна канцеларијска подвала која вас (надамо се) неће отпустити

17 Идеје компаније Сваг Запослени заиста желе

Ваш А-З Цхеат Схеет за одабир најбоље услуге конференцијског позива

Комплетан водич за успешан билтен компаније [са предлошцима]

Како организовати повлачење компаније због које ће сви одушевити