Дефинитиван водич менаџера пројекта за вођење удаљеног тима

Дефинитивни менаџер пројекта

Као менаџер пројекта, можда имате однос љубави и мржње са флексибилним радним аранжманима.



Иако вам коришћење виртуелног тима може помоћи да привучете и задржите врхунске таленте са било ког места на свету, управљање удаљеним запосленима често додаје значајну сложеност пројектима и захтева од премијера да запосле нове технике , алате и меке вештине за превазилажење изазова.

Ево неколико главних изазова на које можете наићи приликом вођења удаљеног тима и шта можете учинити да их превазиђете.

Преглед садржаја



упознавање ваших активности

1) Ефикасно комуницирајте без интеракције са особом

Комуницирајте ефикасно - покретање удаљеног тима

Већина удаљених радника ослања се на писану комуникацију као што су е-пошта и текстуалне поруке. Међутим, ово може довести до неспоразума јер не дозвољавају вербалним и невербалним знаковима као што су тон и флексија или израз лица и говор тела да комуницирају нијансе у порукама.

Менаџери пројеката треба да подстичу и омогућавају видео конференције међу члановима тима . Постоје више платформи за видео конференције које је лако поставити и пружају функције попут ХД видео записа, дељења екрана и снимања. Уверите се да чланови тима имају приступ платформи за видео конференције и обезбедите неопходну обуку како би сви могли ефикасно да користе технологију.

Једна од најважнијих компоненти комуникације са удаљеним тимовима су појединачни састанци . Ови састанци могу менаџерима дати увид у то како сваки члан тима ради и наговестити проблеме који могу постати већи проблеми.



Током индивидуалних састанака потражите знакове да се запослени суочавају са изазовима као што су заостајање у обављању задатака или искуство сагоревања. Ево неколико начина да се обезбеди да су ови састанци 1: 1 ефикасни:

Посветите време састанцима 1: 1

Превише састанака је пошаст за пословну заједницу, али за менаџера пројеката на њиховом дневном реду би требало да буде врло мало ствари које замењују управљање њиховим тимом. Отказивањем овог састанка менаџер може осетити да отвара време у календару за још неодложније питање. У ствари, супротно је тачно према Елизабетх Граце Саундерс, тренерици управљања временом.

Саундерс је написао у а Чланак из Харвард Бусинесс Ревиев да, „постоје нека очигледна питања која потичу од отказивања ових састанака у вези са радом ваших директних извештаја. Немате предвидиво заказано време са собом, можете навести запослене да раде на нечему погрешно, што може довести до непотребних хитних случајева и губљења времена на поправљању грешака. Или то може довести до смањења продуктивности јер су запослени збуњени и нејасни у вези са својим приоритетима и зато не постижу много. “

„Ако немате предвидиво заказано време са собом, можете навести запослене да раде на нечему нетачно, што може довести до непотребних хитних случајева и губљења времена на поправљању грешака.“

Претходно поставите очекивања за састанак 1: 1

Немојте имати само 1: 1 састанке у свом распореду јер требате да се састанете или су то смернице компаније за менаџере. Користите ове састанке за изградњу односа са удаљеним члановима тима, истовремено пружајући драгоцене смернице и повратне информације.

Одвојите време да одредите дневни ред пре састанка и замолите своје запослене да учине исто. Поделите им тај план пре времена како бисте обоје имали јасна очекивања о ономе о чему ће се разговарати.

Наведите јасне акционе ставке

Једнако важно као и изградња односа и преглед рада, 1: 1 састанци треба да се заврше акцијама за све укључене . Ово осигурава да ви и ваши запослени добијате вредност из сваког од ових разговора. На пример, могли сте да прегледате један од најновијих постова на блогу вашег писца и радња би могла да буде да они напишу нови део садржаја користећи технике о којима сте разговарали с њима.

како доћи до новог ледоломца

Следећи састанци 1: 1 могли би да укључују преглед начина на који су применили те технике у свом следећем делу.

Такође је важно да укључите свој интерни тим када комуницирате са групама чланова удаљеног тима. На састанцима тима подстакните чланове тима који се налазе заједно да се укључе у видео позиве како би сви могли да имају исто искуство, а удаљени запосленици не пропуштају невербалне знакове.

теам буилдинг за удаљене раднике

2) Сарадња на различитим локацијама и временским зонама

Сарадња на различитим локацијама и временским зонама

Удаљени чланови тима не могу једноставно да оду до столова својих колега комуницирају и сарађују . Да бисте ефикасно организовали даљински тимски рад, морате да поставите очекивања и користите прави алат .

Спровести платформе за сарадњу засноване на облаку за комуникацију у реалном времену, размену датотека и још много тога. Те апликације укључују софтвер за управљање пројектима (нпр. Мондаи.цом), платформу обједињене комуникације (нпр. 8 × 8), апликацију за размену тимских порука (нпр. Слацк) и алат за дељење датотека (нпр. Дропбок).

Ове платформе вам омогућавају да све држите на једном месту како бисте избегли погрешне комуникације. Чланови тима могу се пријавити у било које време и са било ког места како би надокнадили све разговоре како би смањили грешке и кашњења.

Такође, циљ преклапања распореда тако да чланови тима из различитих временских зона могу да успоставе комуникацију у реалном времену (нпр. видео или гласовне позиве) без потребе да било ко ради непарно. Документујте временске зоне и радно време запослених, а затим истакните преклапајуће временске интервале на дељеним календарима за ефикасно заказивање. На пример, ваше седиште могао бити у ЕСТ-у, а имате удаљене чланове тима који се шире између западне обале и Европе. 10:00 ЕСТ могло би бити добро време, тако да састанак ни за кога није преурањен или прекасан.

3) Направите добро дефинисане токове посла

Цреате-Воркфловс-Пројецт-Манагемент

Монтажна линија ми падне на памет кад размишљам о стварању токова посла. Ваши токови рада треба да буду лаки за праћење понављајућих процеса који избацују изванредне производе или пружају невероватно искуство купаца. Ови токови рада стварају јасну структуру око посла у који су укључени удаљени тимови и који су жила куцавица сваког успешног тима.

Токови посла могу се креирати за задатак или скуп задатака који се довршавају до крајњег циља . На пример, ваша целокупна стратегија садржаја требало би да има јасно дефинисане токове посла од идеје за садржај, до писања, објављивања и на крају промоције. Сваки корак у целокупној стратегији може захтевати више чланова тима. Потенцијални ток посла може изгледати овако:

  • Маркетиншки тим врши истраживање о темама које ће одјекнути са њиховом циљаном личношћу купаца.
  • Те теме прегледава и одобрава руководство.
  • Тим писаца производи садржај.
  • Тај садржај маркетиншки тим прегледава због било каквих промена.
  • Тим писца уноси све захтеване промене.
  • Садржај одобрава маркетиншки тим.
  • Тим за писање објављује садржај.
  • Маркетиншки тим промовише садржај путем канала на друштвеним мрежама и путем е-поште.

У прошлости је за овај процес било потребно више е-адреса, телефонских позива и састанака. Данас технологија помаже да се све то организује и аутоматизује помоћу алата попут понедјељак.цом и Кошница . Ове платформе за управљање пројектима даје тимовима могућност да креирају поновљиве токове посла за одређене пројекте, додељују задатке члановима тима, креирају рокове и обезбедити руководиоце пројеката са потпуном транспарентношћу.

4) Запослите своје пројекте са правим члановима тима

Запослите своје пројекте са правим члановима тима

Највећи фактор успеха је дефинитивно тим, али не раде сви добро у удаљеном окружењу. Запослени који добро ради у канцеларијском окружењу не мора нужно бити толико ефикасан у удаљеном тиму.

Када регрутујете за пројекат, уверите се да чланови тима имају праву комбинацију радне етике, техничке компетенције и личних својстава за рад на даљину. Ево неколико ствари које треба узети у обзир када тражите удаљене чланове тима:

Нађи извршиоце

Донатори једноставно заврше ствари. Без обзира да ли раде са осамљеног острва или из кревета код куће. Овим људима није потребно никакво микро-управљање или додељивање задатака, осим укупног организационог циља и смерница у њиховом смеру. Додавање извршилаца ће повећати укупну продуктивност рада тима.

Извођаче можете уочити како реагују на задатак. Рецимо да сте управо имали састанак свих руку на коме сте најавили нову пословну линију коју ће компанија покренути за 60 дана. Извођач ће одмах кренути на посао и обратити се свом менаџерском тиму са идејама, стратегијама и питањима. Неизвршиоци ће наставити свој дан чекајући нове задатке повезане са најавом.

Пронађите људе којима можете веровати

Поверење је кључно у удаљеној радној снази. Морате веровати да људи који раде изван ваше канцеларије раде оно што кажу да раде. Неке од тога можете да надгледате у радном производу који испоручују, али не знате да ли раде сате или раде пола дана код куће како би произвели минимум.

Морате веровати удаљеним радницима да би цео концепт успео. Са друге стране, управа мора показивати поверење према запосленима. Управа мора да постави јасна и добро дефинисана очекивања за даљинске радове, а затим да верује да испуњавају та очекивања.

Пронађите људе који могу да пишу

За разлику од канцеларије са седиштем у којој се информације размењују лично, удаљена радна снага већину информација дели путем писане е-поште и ћаскања. Даљински радници који могу објаснити ствари и пружити писана упутства императив су за комуникацију у удаљеним тимовима.

како се ради ноћ виртуелне игре

Пронађите људе који могу да раде без социјалног окружења

Нема сумње да су удаљена радна окружења мање социјална од оних која се налазе заједно. Људима у удаљеним тимовима природно би требало да буде угодно да раде у таквом окружењу - чак и да у њему напредују. То не значи да би ваши удаљени радници требали бити потпуно искључени од остатка тима. И даље би требало да подстичете дружење кроз дигиталне просторе са „хладњаком воде“ попут тимских Слацк канала, виртуелне забаве , и срећним сатима за видео конференције у петак. Ово ће осигурати да се ојача морал и култура компаније између удаљених радника.

Затражите помоћ од ХР, као и ресурси за регрутовање , како би идентификовали запослене који су погодни за удаљене улоге. Потражите људе који су мотивисани, имају добре вербалне и писане вештине комуникације, пријатни су за комуникационе технологије и имају одличне вештине управљања временом.

Када запошљавате за улогу на даљину, обавите личне или видео интервјуе како бисте проценили међуљудске вештине кандидата. Такође, користите онлајн процене за процените њихов ниво само-мотивације и друге атрибуте који ће их учинити ефикасним чланом вашег тима.

5) Разумевање ваше технологије

Превладати изазове повезане са технологијом

Од тог првог тренутка даљински процес укрцавања , снажан менаџер пројеката мора препознати да вођење ефикасног удаљеног тима значи ослањање на технологију која с времена на време може створити изазове. Иако ће вас ови изазови можда тестирати, сигурно ће вам помоћи да постанете бољи вођа свог удаљеног тима. Изложили смо неколико кључних области којима је потребно мало више пажње да бисмо се истакли на дужи рок.

Обезбедите свеобухватно укрцавање

Без обзира да ли запошљавате новог члана удаљеног тима или прелазите тренутног запосленог у виртуелни тим, сви би требало да разумеју различите процесе и смернице повезане са радом на даљину.

како бити најбољи извршни асистент икад

Документујте све процедуре и делите их на централизованој локацији. Аутоматизујте процесе како бисте поједноставили ток рада, избегли уска грла и осигурали да ништа не падне кроз пукотине. Успоставите смернице за комуникацију тако да чланови тима разумеју како да користе праве алате за различите сврхе и одговарајуће време одзива.

Пружите свеобухватну обуку о разним платформама за комуникацију и сарадњу које користи виртуелни тим и обавестите све о најновијим функцијама како бисте побољшали економичност. Важно је да сви држе све разговоре на централизованој локацији како би се избегла погрешна комуникација или понављање упутстава.

И на крају, али не најмање важно, јер чланови тима морају да се даљински повежу са вашим системима користећи сопствену опрему и мреже, не превидите важност сајбер безбедности како бисте могли да заштитите осетљиве информације и податке купаца како бисте избегли високе трошкове кршења података. Ево неколико протокола кибернетичке безбедности које можете успоставити са удаљеним тимовима:

Снажно управљање лозинком

Узроковане су слабе лозинке 30% инфекција рансомваре-а само у 2019. години. Многи људи понављају лозинке на многим мрежним налозима које користе из пословних и личних разлога. Ово ствара огромну претњу сајбер безбедности како за појединце тако и за предузећа. Поред тога, само 12% људи користи предности менаџера лозинки. Предузећа морају да поставе политике лозинки, на пример, да захтевају од чланова тима да користе менаџере лозинки попут ЛастПасс . Ови менаџери лозинки аутоматски генеришу веома тешке лозинке за сваки мрежни налог који имају и шифрују их из безбедносних разлога.

Избегавање сумњиве веб странице

Нема сумње да ће ваш удаљени тим претраживати интернет из пословних и личних разлога. Ово на крају отвара њихове уређаје потенцијалним сајбер претњама од злонамерних веб локација. ЦОВИД-19 је савршен пример за то тренутно хиљаде лажних веб страница ЦОВИД-19 непрестано искачући. Поред тога што ће сви удаљени чланови тима инсталирати алате за сајбер безбедност попут МцАфее на својим уређајима такође треба да прођу обуку о одобреним веб локацијама на којима могу да добију своја ажурирања.

Сигурне везе

Ваш удаљени тим може се повезати на Интернет са несигурних локација када ради на пословним задацима. То ствара огромну цибер пријетњу јер хакери могу лако пресрести информације преко ових крајњих тачака. Прво, ваша политика треба да буде да сви удаљени радници приступају Интернету само са безбедне тачке везе. Друго, обезбедите све удаљени чланови тима са ВПН решењем које морају да користе приликом повезивања на Интернет у пословне сврхе.

Укључивање је пресудан корак у брзој прилагодби нових чланова удаљеног тима вашим алатима, радним токовима и сигурносним протоколима. Темељно укрцавање на почетку њиховог придруживања тиму довешће до мање главобоље низ пут.

Закључак

Вођење удаљеног тима понекад може бити изазов. Ипак, помоћу правих стратегија и технологија можете да приступите најбољим талентима и искористите бројне предности коришћења радне снаге на даљину тако што ћете омогућити свом тиму неометану сарадњу и одржавати своје пројекте на време и у складу са буџетом.