Сигуран водич за организацију система архивирања у канцеларији за 2021. годину

Поздрави нову деценију и опрости се од забуне старих и застарелих система за архивирање канцеларија. Будући да је постало лакше пронаћи најбољи начин за организовање папирних датотека и укључивање нове технологије архивирања на посао, сада је савршено време за организацију!

Изложили смо низ важних корака за било која предузећа која покушавају да уграде систем картотеке у канцеларији. Од управљања рачунарским датотекама до канцеларијских хакова који се лако обављају, добродошли сте у водич за одлазак у канцеларију.



како да организујем-канцеларијски-систем за архивирање

Могућност покретања, организовања или чишћења система за архивирање канцеларије има моћ да чак и најхрабрији међу нама учини да се сакрију иза листе других, важнијих, „обавеза“. Не морате више да се кријете! Ови савети који су тестирани на терену помоћи ће вам да уредно и правилно одржавате свој систем архивирања у канцеларији.

Многи од ових савета долазили су директно из наше Фацебоок групе Оффице менаџера! Погледајте какве грудве мудрости нуди наша заједница и ускочите у разговор. Придружите се групи овде.



Савети за брзо пријављивање у канцеларији:

Код боје

Људи кодирају бојама откад су канцеларијски папири - и системи за архивирање канцеларија за њихово организовање - постали чињеница живота пре више деценија. Испробана и истинита техника кодирања у боји никада не успе, а релативно брзо се и лако изводи, чак и ако имате посебно сложен систем архивирања. Кодирање у боји надахнуће вас за сортирање датотека у разумне категорије, брзо проналажење датотека и додавање забаве процесу архивирања.

Ова организациона техника савршен је начин да хрпе папира претворите у уредне пакете који су предвидљиви на најбољи могући начин. Најбоље од свега је што кодирање у боји функционише и на физичким и на дигиталним датотекама, а ако је потребно да организујете обе врсте датотека, лако можете да користите исти систем кодирања за сваку.



Кинг Схарк вс Гродд

Како да:

  • Погледајте све датотеке које су вам потребне за организацију и успоставите неколико организационих категорија. (Може вам требати неколико додавања да бисте заиста препознали обрасце и уцртали своје категорије.)
  • Свакој категорији доделите боју. (Неке категорије укључују финансијске, људске ресурсе, уговоре и објекте.)

Прегледајте категорије са својим тимовима и руководиоцима. Координација боја неће радити ако нико не разуме категорије које сте изабрали.

  • Прикупити материјале за кодирање у боји. (То могу бити обојене фасцикле које ћете ставити на полицу са књигама или једноставно комадићи шарене васхи траке за лепљење на ладице ормана.)
    • Сваг.цом нуди мноштво организационих производа у јарким бојама који су савршени за кодирање боја.Ови избори се ослањају на друге опције, јер их можете одштампати са логотипом ваше компаније или другим дизајном.
    • Погледајте ове прилагодљиве канцеларијске доброте:

Поп-Деск-Траи-СнцкНатион-Лого

  • Направите кодирање у боји! Разврстајте своје датотеке у категорије означене бојом и осетите зен зен организације са сваком датотеком коју испустите (или повуците и испустите) у уредну посуду означену бојама.
  • Направите табелу са правилима брзе референце да бисте себи олакшали поступак кодирања у боји (док додајете нове датотеке) и свима другима који ће вам у будућности помоћи да организујете систем архивирања у канцеларији.

систем за архивирање у боји

Зашто то ради:

Кодирање у боји је слично процесу учења који је познат као „комадање“ дефинисао тренер е-учења као „… стратегија разбијања информација на комаде величине залогаја како би мозак могао лакше сварити нове информације.“

ружичасти дијамант је ружичасти кварц

Када кодирате планину папира у боји, претворите случајну масу информација у делове које ви и ваш мозак можете лако сортирати када требате пронаћи нешто одређено. Ако требате да пронађете фактуру у гомили папира, можда ћете бити презадовољни и одустати, али ако требате да пронађете фактуру у свом новом систему означеном бојом, знаћете да потражите зелену заставицу која означава „Финансијску документацију“.

Дигитализовати

Када дигитализујете датотеке, у основи стварате систем архивирања без папира. Многим је много лакше организирати дигитални систем архивирања преко система архивирања папира након што се свака папирна датотека претвори у дигитални формат. Ако одлучите да дигитализујете своје датотеке, мораћете да започнете скенирањем и претварањем старих датотека, што може бити дуготрајно и радно време.

Како да:

Посебна хвала за Францисца од нашег Фацебоок група за оцртавање ових упута!

  • Одлучите како ћете дигитално организовати датотеке. Да ли ћете користити готово софтверско решење , мрежни погон који одржава ваша група за ИТ (информационе технологије) или бесплатна цлоуд платформа попут Гоогле диск ?
  • Користите поуздану и ефикасну машину за скенирање. (Франциско је користио а Рицхо машина са могућношћу скенирања докумената и слања у унапред додељене фасцикле на мрежи.)

Францисцо такође препоручује:

„Утврдите да ли имате резервни простор за складиштење података у облаку за своје документе. Ово је посебно важно ако рукујете документима који би, ако се изгубе, могли представљати велику штету купцима, клијентима или другим пословним операцијама. “

  • Одредите ко ће имати приступ додавању и организовању датотека у вашем систему.
  • Развити стандардизовану конвенцију именовања за скениране датотеке. Ово ће олакшати проналажење и претраживање датотека у вашем систему без папира.
  • Францисцо препоручује додавање датума (или најмање година) именима датотека, тако да ће бити лакше знати када их треба избрисати или архивирати. Пенн Либрариес има дивну листу најбоље праксе за именовање датотека да започнете.
  • Направите мапу свог будућег система дигиталне евиденције. Направите ову макету што прецизнијом како бисте могли да предвидете било какве проблеме са вашом организационом шемом. Ажурирајте мапу када завршите пројекат тако да садржи све промене које сте направили током пута. Када завршите, ова мапа ће вам помоћи да лако пронађете ствари док упознајете свој нови систем.
  • Скенирајте своје документе:
    • Користите печат или налепнице да бисте означили физичке датотеке које су већ скениране у систем.
    • Ако ваш систем дигиталних датотека дозвољава, додајте кључне речи у сваки документ како бисте датотеке лакше пронашли.
    • Не журите се да избегнете грешке. Чак и једноставна грешка једног дана може онемогућити проналажење датотеке која вам је потребна. Скенирање докумената у нови систем дуготрајан је процес, али имајте на уму: На крају ћете завршити!

систем за дигитализацију-архивирање

Зашто то ради:

Дигитални системи за архивирање аутоматизују аспект „проналажења датотека“ вашег канцеларијског система за архивирање. Уместо да прелиставате фасцикле и хрпе док ризикујете резање папира и главобоље, дигитални систем ће вам омогућити да претражите неколико кључних речи или сортирате датотеке у абецедну листу и лако пронађете оно што желите.

Дигитални системи такође омогућавају лако додавање нових датотека и чак поделу одговорности за архивирање између тимова. Постављање захтева много посла, али време и стрес који после уштедите се исплати.

када је Билли Бровн умро

Одредите датум истека

Ово може изгледати као превара, али један од најбољих начина за организовање канцеларијског система за пријављивање је смањење датотека које требате да организујете. Искорењивање датотека према садржају може бити незгодно, јер је тешко одредити које датотеке треба сачувати и које се датотеке могу бацити, али одбацивање датотека према старости представља сигуран, стандардизован начин да одлучите шта можете да баците.

Како да:

  • Утврдите старосну доб за бацање датотека - 1 годину, 5 година, 10 година ... све што се чини прикладним за датотеке које водите и врсту посла који водите.
    • Ако се бојите да ће вам датотеке можда затребати, једноставно их преместите у оквир за архиву или директоријум организован по годинама. (Ово барем спречава ваш главни систем датотека да буде претрпан застарелим документима.)
  • Направите понављајући састанак у календару - можда прве недеље у новој години - да бисте извршили масовно чишћење датотека.

Зашто то ради:

Одбацивање старих датотека одржава ваш систем чистим, организованим и релевантним. Такође вам штеди време за одржавање система у исправном стању и помаже вам да избегнете расипати време организовања датотека које више никада никоме неће требати.

тркач оштрица 2049 репликант

Завади па владај

систем груписане пријаве

Ако су датотеке које треба да организујете релевантне само за одређена одељења, замолите особу из сваке од тих група да организује своје датотеке док креирате свеобухватну структуру управљања датотекама.

Како да:

  • Направите организациону структуру засновану на одељењу, уместо да користите категорије које групишу датотеке на основу свеобухватних тема, попут финансија или људских ресурса.
  • Поделите датотеке у складу с тим.
  • Однесите датотеке стручњаку из сваког одељења, по могућности некоме кога познајете и има невероватне организационе способности. Замолите овог добровољца да логички организује датотеке и креира кључ за вашу референцу.
  • Прикупите организоване датотеке одељења и додајте их у свој свеобухватни систем.

Зашто то ради:

Питајући људе који ће разумети - и којима треба приступити - датотеке да преузму део процеса организовања, осигуравате да ће ваш систем функционисати.

Организујте датотеке на зидовима

Држаче турпија монтирајте директно на зидове, уместо да користите ормар за књиге или полицу.

Како да:

теам буилдинг активности за одрасле
  • Успоставите своје организационе категорије и дефинишите које врсте докумената спадају у сваку категорију.
  • Поставите простране зидне држаче у један од заједничких простора ваше канцеларије. (Набавите атрактивне држаче који одговарају бренду ваше компаније да би се овај напор удвостручио као иницијатива за дизајн канцеларије.) Означите сваког носиоца према главној категорији, а затим наведите које врсте датотека треба да иду у свакој. Размотрите како запосленим запосленима можете олакшати етикету у року од неколико секунди или мање.

Које датотеке иду овде?

  • Фактуре
  • Рачуни
  • Захтеви за рефундацију
    • Пошаљите имејлом свима у компанији да објасните свој процес. Уместо да вам доносе датотеке, људи их могу додати право власницима.
  • По потреби очистите датотеке једном недељно.

систем подношења-на-зиду

Зашто то ради:

Канцеларијски досијеи су колективни ресурси, па има смисла да њихово организовање буде колективна одговорност. Иако можда имате амбициозне планове за одржавање система архивирања уреда у савршено организованом стању, све би могло пропасти ако и када будете заузети. Овај систем осигурава да датотеке остану организоване по категоријама, уместо да се гомилају у насумичној гомили.

Организујте по значају

Свако ко је икада претраживао датотеке схвата горућу жељу да пронађе тачно оно што вам треба уместо да пронађе 100 ствари које вам нису потребне. На пример, покушајте да уредите своје канцеларијске датотеке по важности како бисте учинили преузимање докумената угоднијим за све.

Како да:

  • Испитајте запослене и питајте које канцеларијске датотеке су требали пронаћи или приступити током године. (Учините ову анкету обавезном и по потреби потражите помоћ управе за извршење.)

Прелистајте одговоре и групишите типове датотека у слојеве према захтевима за приступ. (Највиши ниво би био пет врста датотека којима се најчешће приступа према вашој анкети.)

  • Организујте свој систем, дигитални или физички, према овим категоријама. Обавезно категоризујте и означите и подфиле. На пример, можете означити датотеке највишег нивоа „Кључне датотеке“ и укључити засебне ознаке за „признанице“, „уговоре“ и „резултате анкете“.

Зашто то ради:

Сви желе систем датотека који изгледа да предвиђа тачно оно што тражи. Организујући свој систем заснован на „правилу већине“, имате најбоље шансе за стварање система датотека који заправо пружа управо оно што људима треба.

сој финале сезоне 4

банда очајнички покушава да освоји награду

Планирајте редовно организовање

Чак и најбољи систем архивирања канцеларија неће остати организован сам од себе. Најбоље је имати ово на уму и планирати да радите мало на одржавању система организованим недељно. Понављајући мало напора осећаћете се много мање поразним од покушаја да одједном очистите лоше управљане датотеке.

Како да:

Подесите понављајући подсетник за календар и не заборавите да овај задатак буде свет. Затражите помоћ неких сарадника како бисте се понашали одговорно и како би недељни догађај био забаван. (Можда ћете такође успоставити награду да повећате организациону мотивацију.)

свакодневно организовање датотека

Зашто то ради:

Одржавање система организованим је много реалистичније и управљивије од организовања система од нуле једном годишње.

Одвојите текући посао од завршеног посла

Овај генијални савет од Минд Тоолс поједностављује читав систем архивирања. И даље можете да организујете датотеке за завршене пројекте, али њихово одвајање од датотека које се односе на текући посао учиниће проналажење датотека много бржим и ефикаснијим.

Како да:

  • Задржите било коју постојећу технику категоризације која вам је помогла, али додајте две свеобухватне категорије: „Завршено“ и „У току“.
  • Додајте временске жигове или ознаке у групне датотеке према датуму завршетка, очекиваном или стварном.
  • Додајте сваки очекивани датум завршетка у свој календар да бисте знали када је време да уђете и организујете се.

Зашто то ради:

волео бих да је Божић данас у суботу увече уживо

Датотеке повезане са радом које су у току логично су оне којима ће људи највише требати да приступе, а организовање система архивирања по хитности и учесталости приступа један је од најбољих начина да се осигура да ваш систем архивирања буде савршено практичан, поред тога што је ефикасан организовано.

Тип бонуса: Нађите начин да организацију вашег система архивирања учините забавном или барем изводљивом. Можда то укључује набавку лепих залиха за организовање које ће вам посао учинити угодним или регрутовање сарадника који ће вам помоћи да бисте могли да делите квалитетне разговоре током организационих сесија.

Једноставно смислите начин како да задатак организовања датотека функционише за вас - то је најбољи начин да се осигура да важан задатак организовања датотека не постане страх.

Можете ли икада имати превише савета за организовање? Ми мислимо да не! Поделите своје савете у наставку како бисмо сви могли уживати у супер организованим канцеларијама!

П.С. Многи од ових савета долазили су директно из наше Фацебоок групе Оффице менаџера! Погледајте какве грудве мудрости нуди наша заједница и ускочите у разговор. Придружите се групи овде.

Ресурси како да урадите