17 Вештине извршног помоћника 2021. године за сулуду ефикасност

Вратар. Старатељ. Циљ тендера. Саобраћај полицајац.

Као извршни помоћник, кладим се да сте и раније били звани једном од горе наведених ознака.



играоница јамби пее вее'с

Мора да је фрустрирајуће. Иако постоји зрно истине у идеји да је ЕА „вратар“, овај опис једва огреба површину све вредности коју пружате.

Вештине извршног асистента Можда би тачнији опис могао ићи отприлике овако:

Стратешки партнер. Поуздани поверљиви човек. Професионално решавање проблема.



Узмите у обзир ово - експлозију организациони алати , бележење апликација, комуникационих платформи и решења календара значи да је већина извршилаца заправо самодостатнија него што је икада била. Ако ништа, данашњим извршним радницима треба мање администраторске подршке, а не више.

Па ипак, извршни помоћници су сада несумњиво вреднији него што су били у прошлим деценијама.

Зашто је то случај?



Једноставно. Функција ЕА се трансформисала из пратеће у више у стратешку улогу. Данашњи руководиоци ослањају се на своје помоћнике не само за помоћ администратора, већ и за стратешко саветовање, техничку стручност и критичку анализу. Очекује се да ће се процене утицаја бавити тако широким и разноврсним стварима пројектни менаџмент , планирање догађаја и интерне комуникације.

Савремени ЕА такође често имају задатак да управљају културом предузећа (на даљину) путем софтвер за препознавање запослених као Скупштина .

То је зашто УСА Тодаи описао је извршног асистента као „моћну улогу“ Силицијумске долине и известио да нису ретки случајеви да ЕА у технолошкој меки уносе шест цифара.

Оваква захтевна улога захтева вештине на нивоу стручњака. Без обзира да ли сте посвећени путу ЕА или се надате да ћете ту улогу искористити за одскок до посла из снова, ево вештина које ће вам требати да одушевите своје шефове и направите највећи утицај на свој тим.

(- Завршите више с тим Тхе Ассист - први бесплатни недељни билтен који асистенти праве за помоћнике.)

Преглед садржаја

Врхунске вештине за наменске извршне асистенте

Недавно смо анкетирали 1.273 извршних помоћника у нашој Фацебоок групи Стате оф тхе Екецутиве Ассистант и понедјељак.цом је изабран за њихов омиљени алат за продуктивност / организацију који ће користити.

Мондаи Гиф

1. Знајући све најбоље чуване тајне

Да ли сте икада приметили да изгледа да ЕА увек имају одговор на ово, решење за то и ресурс који ће вам помоћи у свему између?

Па, ево тајне: не чини се само да ЕА имају низ трикова у рукавима; они то заправо и чине .

Многи ЕА-и воде „малу црну књигу“ (тзв. Ворд документ или Екцел датотеку) ресурса, листу корисних алата, услуга, веза и контаката. (Знајући да ће се у својој каријери вероватно суочити са скоро свим именованим изазовима, ови паметни ЕА пронашли су начин да се сете сваког потенцијално корисног ресурса.)

Започните своју листу ресурса са нашом омиљеном тајном:

  • Тхе Ассист . Сматрајте овај недељни билтен фреемиум вашом пречицом до сазнања о свим најбоље чуваним тајнама, најкориснијим технолошким алатима и саветима тестираним на терену од других бритких стручњака за оштру бриву. Можда се чак осећате као да имате суперсилу док сваке недеље добијате нове тајне које вам се достављају на сребрном пладњу (иначе лепо обликованој е-пошти).

Додатна средства:

2. Мирно под притиском

медитација у канцеларији

Немојмо се бавити шећерним мантилима - руководитељи могу бити захтевни! Већина извршилаца има послове под високим притиском и тај притисак се често преноси на вас.

Неће сваки дан бити ватрогасна вежба, али је пресудно да можете функционисати у ситуацијама високог притиска које ће вам несумњиво доћи.

Враћајући се на мој претходни пример, било је нечег осим њене сналажљивости што је помогло ЕА у мојој причи да ухвати те карте за Лакер - тај дубоки дах који је удахнула.

Остала је мирна под притиском тешког задатка са кратким роком. И раније је била у овој ситуацији и знала је да ће, ако смири ум и усредсредити се на оно што може да контролише - њен напор - моћи да нешто оствари.

Ево неколико извора да вам помогне да останете мирни када ствари постану мало луде.

3. Догед Сналажљивост

Бележење у бележници на столу

Колико пута сте као ЕА тражили да извучете немогуће?

Добар асистент зна да омогућавање немогућег долази са територијом. Да бисте то урадили, потребна вам је шкрта сналажљивост и одлучност да само завршите с * т.

Један од најупечатљивијих ЕА подвига које сам икада видео био је пре неколико година у ЛА технолошкој компанији. Једна од тамошњих помоћница добила је захтев од свог шефа око 10 ујутру. у петак:

„Хеј, вечерас угошћујем ВИП инвеститора“, рекао јој је док је пролазио поред њеног стола. 'Потребна су ми два седишта на терену за вечерашњу утакмицу Лакер-а.'

Ствар је у томе што је седишта поред језера довољно тешко пронаћи у нормалним околностима. Али то нису биле нормалне околности. Ово је био плеј-оф. Била је то најтоплија карта у граду.

Никада нећу заборавити шта је радила након што је њен шеф ушао у његову канцеларију након што је тако лежерно бацио ту бомбу на њу -

Застала је, дубоко удахнула и одмах се прихватила посла. Прегледала је странице карата, зване посредници, јурила лажне трагове на Цраигслист-у. Када то није успело, подигла је телефон и прислушкивала своју мрежу других ЕА, уновчујући дугогодишње услуге и преговарајући о услугама низ линију.

Да будем искрен, још увек не знам тачно како је то учинила. Оно што знам је да сам те вечери видео њеног шефа и његовог ВИП госта на ТВ-у, како седи по страни и зеза се сваки пут кад Кобе (РИП) испразни тројку.

Про-тип: Добар асистент зна да омогућавање немогућег долази заједно са територијом. Да бисте то урадили, потребна вам је оскудна сналажљивост и одлучност да завршите с * т - оба квалитета су бесплатни билтени попут Тхе Ассист , може вам помоћи да се продубите и развијете. ( Пријавите овде )

4. Техничка способност

сива скала-ипхоне

човек који је убио Хитлера, а затим и глупане

Ево још једног шешира за додавање на дугачку листу коју просечни ЕА мора да носи - личног ИТ стручњака.

Поред уобичајених професионалних алата попут Мицрософт Оффице-а или Гоогле-овог Г-суите-а, данашњи ЕА мора да поседује безброј система, апликација и додатака које руководиоци користе за обављање својих послова. То може значити функционално знање Слацк-а, Цаленд.ли-а, Еверноте-а, Хоотсуите-а, Салесфорце-а и Зуоре-е, и само неке од њих.

Не ради се само о томе да стекнете основно разумевање које ће га залепити на вашем Резиме . Ако одвојите време за потпуну употребу ових алата, то ће вам помоћи у укупној продуктивности и може вам пружити сигурност да сте спремни за било који алат који вам се нађе на путу.

Када ствари технолошки крену пострани, ЕА ретко има времена да сачека да ИТ поправи ствари. Способност решавања проблема вашег шефа је вештина коју морате имати. Ово се посебно односи на почетна окружења, где је ЕА можда најближа ИТ стручњаку коју компанија има.

5. Велико размишљање о слици

жена која стоји испред високе зграде

Најбољи ЕА постају поверљиви поверљиви повериоци и савети својих извршилаца.

Запамтите, имате перспективу коју има врло мало у компанији. Комуницирате са запосленима на свим нивоима и вероватно радите са гомилом одељења.

Али да бисте за шефа играли улогу звучне табле, прво морате добро да разумете своје пословање како бисте ставила детаљнија питања у шири контекст циљева своје компаније.

Ако нисте сасвим сигурни у своје разумевање детаља из компаније и конкурената, постоји забаван и лак начин да брзо убрзате. Ручак!

Сваке недеље закажите састанак за ручак са неким из другог одељења са изричитом сврхом да сазнате више о томе шта раде и како њихов тим доприноси већој мисији компаније.

Заиста копајте. Постављајте питања попут, која је највећа победа вашег тима? Највећи изазови? Који од наших такмичара вас држи будним ноћу? Да имате чаробни штапић, шта бисте преко ноћи променили у компанији? Индустрија?

После разговора запишите два или три највећа за понети из разговора. Чувајте их у прорачунској табели ради лакшег сналажења.

Не само да је ово сјајан начин умрежавања у вашој компанији, већ ћете ускоро створити основно знање потребно за пружање драгоцених увида свом шефу.

6. Немилосрдно одређивање приоритета

израда контролне листе

Вратимо се на идеју ЕА као „чувара врата“.

Иако дефинитивно мислим да је ова ознака превише поједностављена, звучи истинито на један основни начин - Роцкстар ЕА помажу својим шефовима да ограниче ометање и усредсреде се само на најнужнија питања и активности са највећом полугом.

Једноставније речено, ЕА морају да помогну својим шефовима да одреде приоритете и морају бити апсолутно безобзирни према томе.

Потребна је ваљана просудба да бисте схватили шта захтева пажњу и шта треба да искључите. Али није све на вама. Давање приоритета је нешто на чему радите у сарадњи са шефом и дефинитивно је нешто што ћете с временом обоје побољшати.

питцх фок 2. сезона

Критични први корак је у томе да буду јасни циљеви велике слике. Једноставно речено, не можете да одредите приоритете без кристално јасних циљева који би вам помогли да вас воде.

7. Гвоздена дискреција

човек који гледа графиконе на таблету

Било да се ради о вестима о предстојећој аквизицији, ХР питањима, финансијским извештајима или пословним тајнама, руководиоци највишег нивоа непрестано се баве осетљивим информацијама.

Што, наравно, значи да то раде и њихови помоћници.

Транспарентност је врлина у послу, али чак се и најотвореније организације баве привилегованим информацијама којима се мора руковати деликатно.

Поверење је вероватно највећи одлучујући фактор када је у питању успех у улози ЕА. Један од најсигурнијих начина да се наруши поверење између вас и вашег шефа је непажња према осетљивим информацијама. Оговарање, додавање горива уредским гласинама или објављивање послова приватних компанија на јавним форумима попут друштвених медија никада није у реду.

Наравно, грешке се дешавају. Лапсус или погрешна е-пошта могу имати исти ефекат као јавни Твеет о предстојећим отказима ваше компаније.

Најбоље је урадити то. Обавестите свог шефа о ситуацији и заједно радите на поправљању ситуације.

8. Беспрекорна организација

свеска са дијаграмима са оловкама на столу

То би се могло подразумевати, али организација је апсолутно неопходна за извршне асистенте. ЕА улога је брза и непрестано се мења, тако да не можете себи приуштити да губите драгоцене секунде због неорганизованости. У ствари, добар ЕА развија организационе системе и побољшава неуредне старе процесе.

Ако би у игри ваше организације могло доћи до неких побољшања, погледајте понедјељак.цом (наш омиљени) као решење!

9. Стратешко више задатака

човек са четири руке мултитаскинг

Да, знамо, мулти-таскинг је мит. Наш мозак једноставно није створен да истовремено обавља више сложених задатака.

Међутим, као што смо увек изнова чули од извршних помоћника, одређени степен вишеструког задатка је пресудан за улогу.

Трик је у упаривању једноставнијих задатака попут одговарања на е-пошту или резервације путовања. Ако сте на чекању, зашто не бисте направили брзу архиву или унос података?

Свакако одредите приоритете за своје задатке који фокусирају фокус и избаците их један по један. Али кад можете, упарите несмотреније активности како бисте максимизирали своје време.

Како другачије можете да урадите више за исто време? Фокусирај се.

Након што сте задали приоритете својим задацима, посветите им 100% пажње, чак и ако ваше мисли покушавају да одлутају према свим задацима са којима треба да се позабавите. Многи шефови задатака се куну у Техника парадајз за пролазак кроз њихове листе обавеза.

Једноставно одаберите задатак, поставите тајмер на око 25 минута и фокусирајте се само на тај задатак док тајмер не истекне. Затим направите паузу и поновите. Кратки кораци чине фокусирану пажњу приступачнијом.

10. Натприродно предвиђање

двоје људи разговарају о белешкама на састанку

Заиста сјајни ЕА играју шах, а не даме.

Да бисте заиста напредовали у улози, морате бити у стању да видите десет потеза и предвидети проблеме пре него што постану потпуно познати проблеми.

Ово се игра на два начина. Прво је оно што ја називам „ситуацијским предвиђањем“. Тада видите елементе потенцијалног проблема који се спајају и радите проактивно на спречавању њиховог развоја.

Други је „лично ишчекивање“ и односи се на познавање преференција и посебности које су јединствене за вашег шефа.

На пример, ако вас је ваше искуство научило да је шеф оштрији у јутарњим сатима него после ручка, закажите тај тешки састанак ујутро, а не поподне.

У оба случаја, предвиђање проблема и грицкање пупољака могу вам уштедети безбројне главобоље на путу и ​​омогућити вама и вашем шефу да се усредсредите на важне ствари.

финале сезоне убиства 4

(- Постаните херој свог шефа: узми руке у руке Тхе Ассист - први бесплатни недељни билтен који асистенти праве за помоћнике.)

11. Емоционална интелигенција

две жене и мушкарац на састанку

ЕА се баве људима - пуно њих. Интерно комуницирате са запосленима на свим нивоима унутар организације, од сарадника на почетном нивоу до менаџера, па све до ц-пакета.

Спољно, исто важи. У једном дану можете имати посла са руководиоцима других компанија, инвеститорима и члановима одбора, добављачима који се боре за пословање ваше компаније или новинарима који покушавају да натерају вашег шефа да нешто каже.

Вештине људи су неопходне, а огроман део тога је читање емоционалних наговештаја и говора тела људи. То би могла бити разлика између ширења напете ситуације или бацања шефа на лавове (нешто што она дефинитивно неће ценити).

Проверити Инц-ових 10 заповести емоционалне интелигенције да бисте сазнали више о другим стварима које можете учинити да бисте изградили своје вештине за људе.

12. Комуникација на нивоу стручњака (и склоност ка стварном разговору)

жена која одржава презентацију на састанку

Из готово истих разлога, комуникацијске вештине су велики део једначине ЕА. Извршни помоћник је попут портпарола њихове извршне власти. У многим ситуацијама ваше речи се третирају као да су ваше шефице, па су зато углађени имејлови и правилна етикета телефона неопходни. Такође треба да будете у могућности комуницирају стратегију јасно и тачно, као и с времена на време бити уверљиви.

Многи ЕА преузимају и фактичке улоге у интерној комуникацији, састављајући интерне е-адресе у име свог шефа. Ови имејлови могу доћи до читавих одељења - чак и до читавих компанија - тако да су врхунске вештине писања велика предност.

Поред тога, комуникација је основа. Већина вештина наведених у овом чланку једноставно нису могуће без добре комуникације.

Ево још нечега што треба узети у обзир када је комуникација у питању - добар ЕА зна да прави разговор влада даном.

Запамтите, извршни службеници желе да могу одбити идеје од вас или да процене вашу реакцију на предложена решења. Али ово функционише само ако останете верни свом стварном гледишту.

Ваш шеф не жели мушкарца или жену да. Она жели (и треба) да чује шта заиста мислите.

Па нека буде стварно. Руководиоци могу живети у балону. На вама је да с времена на време будете њихова провера стварности.

13. Брзина и одлучност

састанак мушкарца и жене са лаптопом

У брзом свету Извршног асистента нема времена за двосмисленост. Добар ЕА сумира ситуацију, прикупи потребне информације, поставља права питања и онда најважније, делује.

Истина, ретко ћете имати све потребне информације. Али најбоље је деловати брзо и самопоуздано и померити ствари напред, уместо да чекате даљу јасноћу или још горе, дозволу.

млин за месо пикник поред пута

Пишући за музу, наглашава тренерица одлука Нелл МцСхане Вулфхарт 4 корака који помажу било коме да доноси брже и паметније одлуке . Ево шта Вулфхарт каже да треба да урадите када доносите важну одлуку:

„Јасно објасните шта заиста желите.“

„Не бирајте нешто само зато што бисте„ требали “.

„Запамтите да ако нешто радите, а не радите ништа.“

„Вежбајте одлучно.“

Прочитајте цео пост овде.

14. Дебела кожа и осећај за хумор

жена на таблету у канцеларији

Ево у чему је ствар. Нема сумње да имате важан посао, као и извршни директор са којим тако блиско сарађујете из дана у дан. Могли бисте имати учешћа у неким прилично великим одлукама, које утичу на будућност ваше компаније и егзистенцију људи са којима радите.

Али на крају дана, шансе су да већина одлука неће бити живот или смрт. Важно је држати ствари у перспективи и моћи се повремено насмејати себи (и шефу).

Способност окретања ударцима, ресетовања након лошег дана и држања ствари у перспективи су од суштинске важности да бисте постали убица ЕА.

15. Умрежавање

умрежавање

очи моје мајке сплеткаре

Сећате ли се ЕА који је постигао карте за Лејкерсе које је немогуће пронаћи? Искористила је своју чврсту мрежу да направи магију. Без подршке, савета и додатних веза ЕА можда не би био толико успешан; толико се може постићи тражењем услуга на Цраигслист-у. Када задаци нарасту до легендарних размера, потребно је село да их изврши.

Да би изградили и одржали јаку мрежу подршке, ЕА морају да негују невероватне вештине умрежавања.

Ево неколико наших омиљених савета и трикова за умрежавање:

  • Придружите се што већем броју Фејсбук и мрежне групе колико год можете. Ово су савршена места за брзо добијање одговора на тешка питања.
  • Користите Срести да направите сопствену групу за подршку ЕА која се окупља недељно.
  • Ако често комуницирате са било којим ЕА у другим компанијама, пошаљите их ЛинкедИн захтеве за повезивање и позовите их на неформалне датуме кафе.
  • Плати унапред. Ако прегледате онлајн таблу или присуствујете догађају и чујете за другу потребну помоћну службу, одмах понудите своје услуге. Ако икада желите да добијете подршку, будите сигурни да је пружите великодушно.
  • Покрените нишни блог. Стварање високо специфичног садржаја који разговара са другим ЕА је одличан начин да се створи мрежа стручњака истомишљеника.

16. Преговарачке вештине

умрежавање

Желите да знате шта је још добро учинио ЕА који је постигао карте за Лакерс до којих је немогуће доћи? Користила је преговарачке вештине да би то набавила свима трази се.

И уметност и наука, преговарање мистификује многе. Може се чинити да су неки људи тек рођени са одређеним Не знам шта то инспирише друге да дају своје налоге, а можда и јесу. Али више него вероватно, ови људи су гајили своје импресивне преговарачке вештине. Можете и ви.

Универзитет Санта Цлара има фантастичну страницу са ресурсима развијање преговарачких вештина . Ево неколико кључних за понети:

      • Вежбајте често преговарање, посебно када ништа није у питању. Програм ресурса за преговарање о настави преговарања са наставом преговарачког факултета Харварда нуди стотине симулација да покренете своју праксу.
      • Ставите се на место друге особе. Како они гледају на ситуацију?
      • Узмите у обзир полуге са обе стране. Да ли имате парну клацкалицу или се нагиње на једну страну? Како можете да га нагнете према својој страни?
      • Избаците менталитет „победи“ или „изгубите“. После доброг преговарања, свако би требало да се удаљи са нечим.

17. Вештине аналитике

умрежавање

У уводу смо споменули да улоге ЕА непрекидно расту све више стратешки. Пратите променљива очекивања и повећајте своју способност стратешког размишљања изграђујући аналитичке вештине.

Можете искористити јак аналитички скуп вештина у било којој ситуацији, од руковања шкакљивим социјалним сценаријима до доношења далекосежних одлука о буџету компаније. Ове вештине претварају солидне запосленике у неопходне критичаре који мисле да увек имају одговоре.

Да би изградио више вештина аналитичког мишљења, стручњаци за образовање у Удеми-у, платформи за учење на мрежи, препоручују низ једноставних корака. Ево неколико прилагођених за понети:

  • Визуелизујте своје хипотетичке поступке и проширите своје вештине размишљања мисаони експерименти . Кад изникне стварна ситуација, бићете спремни да се позабавите својим изоштреним вештинама расуђивања.
  • Оцените свет кроз логички објектив. Када чујете изјаву или прочитате вест, размислите може ли се то доказати или не. Ова пракса помаже у стратешким одлукама и оспособљава ваш мозак да допуњује ваше одлуке и идеје доказима.
  • Преиспитајте бројеве. Чињенице, подаци и статистика једнако су добри као и њихови начини прикупљања. Будући да многи руководиоци желе да бројеви поткрепе одлуке, важно је да службе за заштиту стручњака знају како да испитују изворе. На пример, ако извештај недавне анкете сугерише да би већина запослених била срећнија када би имали бесплатну кафу, можете питати о величини узорка. Бројке се могу чинити значајним, али ако је само 20 људи из компаније од 500 људи заиста учествовало у анкети, резултати можда ипак неће рећи коначну причу.

Људи такође постављају ова питања о вештинама извршног асистента

П: Шта извршни помоћник ради 2021. године?

  • О: Функција ЕА се трансформисала из пратеће улоге у више стратешког партнера. Данашњи руководиоци ослањају се на своје помоћнике не само за помоћ администратора, већ и за савет, техничку стручност и критичку анализу. Очекује се да ће се ЕА бавити тако широким и разноликим стварима као што су управљање пројектима, планирање догађаја и интерне комуникације. СнацкНатион_То_Реплаце_12345 је интервјуисао хиљаде ЕА-а како би вам донео врх 17 Вештине извршног помоћника 2021 !

П: Како могу да се усавршим као извршни асистент?

П: Које су најважније вештине које треба научити као извршни асистент?

(- Завршите више с тим Тхе Ассист - први бесплатни недељни билтен који асистенти праве за помоћнике.)

Ста је са тобом? Која је једина вештина која је најзаслужнија за ваш успех?

Нешто што смо пропустили? Звук у коментарима испод.