16 непорецивих вештина најбољих административних помоћника 2021. године

сн_2017_статеофоффице_репорт_цовер_в4_индд

Звездан административни помоћник може бити тајно оружје компаније.



„Административни помоћник“ је некада био синоним за ствари као што су заказивање, књиговодство и организовање путовања. Данас није тако .

Иако су ове функције још увек важан део посла, данашњи администратори имају много више задатака. Администратори често преузимају фронт-лине стратешке функције које се традиционално пребацују у ХР или операције - ствари попут укрцавање нових радника и планирање догађаја.

Савремени администратори такође често имају задатак да управљају како интерном културом, тако и културом удаљених компанија путем софтвер за препознавање запослених као Скупштина - што је бесплатно.



Све више и више, одржавање позитивне канцеларијске културе пресудно је за регрутовање и задржавање врхунских талената, ангажовање запослених , и надахњујући их да дају све од себе. Администратор компаније врло често има задатке у вези са културом, попут планирања ван локација, управљања погодности попут канцеларијских грицкалица , и генерално одржавање канцеларијске атмосфере.

Када дође до тога, од администратора се очекује да одржавају ствари без проблема, без обзира на то што је потребно. Мислите на њих некако као на „играче комуналних услуга“ у бејзболу. Они су Јацкс- анд Јиллс-оф-алл-традес, од којих се очекује висок учинак у тони различитих ситуација.

(- Завршите више с тим Тхе Ассист - први бесплатни недељни билтен који асистенти праве за помоћнике.)



вежбе за рад на вашем столу

Стога има смисла да данашњим администраторима треба широк спектар вештина да би успели у овој изазовној улози.

Али која је то листа административних вештина? А шта раздваја добре администраторе од великих? Које идеје за професионални развој за административне асистенте треба да следите?

Управо то смо питали нашу заједницу администратора роцкстар-а. Ево вештина за административног помоћника који заиста плаћа рачуне.

Недавно смо анкетирали преко 1.273 извршних помоћника у нашој Фацебоок групи Стате оф тхе Екецутиве Ассистант и открили смо то понедјељак.цом је био њихов омиљени алат за продуктивност који су користили.

Преглед садржаја

1. Познавање свих ресурса

Када сте административни помоћник, сви увек рачунају на то да ћете имати решење за сваки проблем или алат који ћете користити за све потребе.

Истакнути администратори остају испред захтева задржавањем базе података или Екцел датотеке корисних алата и ресурса за одлазак.

Покрените властити списак са неким од наших омиљених администраторских „тајних оружја“.

Тхе Ассист : Сматрајте овај недељни билтен фреемиум вашом пречицом до сазнања о свим ресурсима, укључујући корисни софтвер и технологију која штеди време. Будите у току са прегледом ресурса који вам се достављају на сребрном пладњу (иначе лепо обликованој е-пошти) сваке недеље. Региструјте се овде бесплатно!

Други корисни ресурси:

2. Креативно решавање проблема

Ако желите да научите како да будете добар административни помоћник 2021. године, решавање проблема би требало да буде у вашем алату. Пошто је главна администраторска одговорност да ствари буду на месту, решавање проблема је незаменљива вештина. Уз даљински рад и флексибилне распореде у порасту, данашње модерно радно место захтева нову врсту креативног размишљања како би све функционисало без проблема.

Цхелсеа Хнат, извршна помоћница извршног директора за унапређење жена руководилаца, говори нам зашто:

цхелсеа-хнат„Административни асистенти су у јединственој позицији да буду полиматори - они знају о толико различитих аспеката свог радног окружења и на њих се гледа као на решење за решавање проблема.

Што су више у стању да ефикасно решавају проблеме, то више постају вреднији на свом положају јер одржавају да се све креће глатко. “

како угостити виртуелно вече игре

Креативност и способност импровизације, према Хнату, неопходан су део једначине у компанијама било које величине.

цхелсеа-хнат„То видим и у малим и у великим компанијама, али у малој компанији попут моје утицај ових административних вештина је монументалан и заиста вас примети.“

3. Правилна етикета

Администратори се свакодневно повезују са људима. Свакакви људи.

Као менаџери за канцеларије , Администратори су један од ретких људи у компанији (осим можда извршног директора или вишег особља за људске ресурсе) који се баве запосленима на свим нивоима.

Наравно, ово није ограничено на интерне интеракције. Улога администратора је скоро увек окренута ка напред. Ако сте администратор, често сте вратар одељења или руководиоца, обрађујете долазне позиве, обраћате се добављачима или разговарате директно са извршним директорима високог нивоа у другим компанијама.

Због тога су добри манири и етикета толико важни. Админ Елизабетх Вхите-Петерс објашњава, говорећи нам да су манири „изгубљена уметност која води човека кроз многе изазовне околности“.

Према Вхите-Петерс-у, једна од тајни савладавања уметности манира је у слушању. Она каже,

онлине теам буилдинг игре бесплатне

Елизабетх-Вхите-Петерс„[А] роцкстар [админ] слуша не само речи, већ тон и говор тела како би читао између редова.“

Ево примера шта она значи:

Елизабетх-Вхите-Петерс„Телефон зазвони. То је отежани глас који захтева разговор са менаџером. Иако се насмеје и буде љубазан, администратор брзо процени ситуацију. На основу културе компаније, могло би се одвијати неколико радњи: човек би могао да забележи и увери позиваоца да ће бити прослеђен, може да стави позиваоца на чекање и одреди како да прекине менаџера / пребаци позив, или може да покуша решите проблем директно.

Слушајући језик и тон можете одредити које радње треба предузети. Сваким кораком љубазне комуникације повећава се потенцијал за решавање ситуације до најбољих резултата за позиваоца и менаџера.

„Молим вас“ и „хвала“ приметиће обоје. Са искуством, администратор ће научити од менаџера шта је добро функционисало и на тај начин ће знати како се носити са следећим догађајем. “

Испоставило се да је администраторима потребан висок емоционални ИК и способност да читају људе и реагују у складу с тим.

Четири. Емоционална интелигенција

Емоционална интелигенција се односи на способност разумевања и чак утицаја на емоције у нама самима и другима. Најуспешнији администратори имају емоционалну интелигенцију у пиковима. Ево зашто:

  • Емоционална интелигенција олакшава рад са људима. Администратори прилагођени осећањима других постижу боље резултате преговорима и другим интеракцијама. Емоционална интелигенција доводи до бољих исхода у раду са свим људима и свим ситуацијама, што је чини неопходном вештином за администраторе, који морају да захтевају посао, обављају посао и преговарају О томе рад са тонама људи.
  • Емоционална интелигенција помаже људима да управљају емоцијама других. Ова способност читања људи помаже администраторима да предвиде потребе шефова и других кључних сарадника. На пример, претпоставка да је шеф незадовољан извештајем даје амбициозном администратору шансу да стекне наклоност преусмеравањем или преобликовањем разговора.
  • Емоционална интелигенција олакшава решавање сукоба. Разумевање емоције олакшавају суочавање са емоцијама, чак и негативним. А знање како се носити са емоцијама даје Админсу алате за решавање било ког сукоба.
  • Емоционална интелигенција олакшава управљање стресом. Емоционално интелигентни администратори могу препознати знакове сопственог стреса и схватити да је време за паузу за медитацију.

5. Предвиђање и предвиђање

Најбољим администраторима не треба рећи шта да раде. Они предвиђају решење пре него што проблем уопште постане проблем. Ови администратори постају од супер помоћи до неопходних, тајни шефови оружја једноставно не могу да живе без њих.

Келли Тодд започела је своју каријеру као ЕА, подржавајући два менаџера у продукцијској компанији са седиштем у ХГТВ. У њеном уму, њена способност да предвиђа је оно што ју је заиста заблистало.

келли-тодд-цитат„Обраћање пажње на детаље заиста ће вас одвести далеко јер ови извршитељи захтевају савршенство, и колико год лепи могли да желе да се ствари раде како треба, а ваш посао ... је да им олакшате живот.

Ако можете да будете корак испред шефа, на пример: „Побринуо сам се да вам преузмем ову резервацију, јер на календару видим да сте блокирани.“

То ишчекивање и таква врста спремности изнад њих заиста ће вас истакнути према њима ...

[Администратор] може бити најбољи пријатељ Екец-а, и ако размишљају корак испред њих, издвојићете се. “

Цхелсеа Хнат се слаже:

цхелсеа-хнат„Будући да њихов рад укључује толико различитих аспеката у компанији, они имају јасну способност да предвиде потенцијалне изазове и исходе.“

6. Мултитаскинг

У прошлости смо то тврдили мултитаскинг је мит који уништава продуктивност . Наш мозак није повезан за обављање више задатака одједном, тако да је најбоља стратегија давање приоритета и нокаутирање једног по једног.

Препоручујемо употребу софтвера попут понедјељак.цом да креирате, пратите и надгледате своје свакодневне задатке. Постоји бесплатна проба за коју се можете пријавити овде .

И док је ово углавном тачно - на пример, не бисте требали покушавати да напишете финансијски модел док сте на продајном позиву - неке од главних администраторских обавеза захтевају да истовремено извршавају задатке.

То је зато што поред већих, стратешкијих одговорности, задаци као што су архивирање или заказивање и даље често падају на администраторе. Могућност да се то брзо или истовремено изврши велика је предност. Најбољи администратори то раде без напора.

како се ради ноћ виртуелне игре

Степхание Мерритт, административна помоћница у Бонитзу, објашњава:

Степхание-Мерритт„Врхунска вештина административног асистента је способност вишеструког задатка. Знам да се обично одвија неколико ствари истовремено и морам да радим обе ствари истовремено.

На пример: Морам да направим хотелске собе за наше кооперанте, док телефонирам, могу да одговарам на е-пошту или да завршим неке папире. “

7. Прилагодљивост

Као што смо већ приметили, одговорности административне листе су широке и разноврсне. То често значи могућност заустављања и заустављања ка потпуно неповезаном пројекту. Ствари се брзо мењају, а најбољи администратори могу са лакоћом да реагују и прилагоде се.

добри божићни поклони за запослене

На пример, ако шеф изненада открије спонтано путовање које ће је послати из канцеларије у наредне две недеље, њен администратор треба да крене у акцију, очисти свој распоред, док ефикасно комуницира са свим погођеним странама како би избегао повређена осећања и модрице ега . У овој ситуацији нема времена за стрес и сатима одлучујете шта да радите.

Ево Мерритт-а да поново објасни:

Степхание-Мерритт„Друга врхунска вештина била би могућност да промените оно на чему радите у тренутку. Могу да будем усред нечега, а мој шеф уђе и каже да му сада нешто треба, морам да зауставим оно што радим и урадим оно што је тражио од мене, а затим се вратим на оно што сам радио пре него што је дошао да ме види.'

То је кључна ствар - не ради се само о брзом пребацивању задатака, већ о томе да можете да се вратите на прави пут након што се вратите. На крају, администратор врло мало чини што није важно.

8. Педантна организација

Могло би изгледати нимало паметно, али то је изузетно важно. Када радите на тони различитих пројеката, немате времена да губите дуплирање посла због недостатка организације. Поред тога, организација помаже у смањењу стреса, а такође спречава да важан посао „пропадне кроз пукотине“ и дословно и фигуративно.

Што се тиче начина на који се организујете, Степхание Мерритт тврди да постоји само једно правило - шта год вам одговара:

Степхание-Мерритт„Не постоје двоје људи који раде исто. Волим да завршим пројекат пре него што започнем други. Али то није увек могуће, па морам да имам подсетнике да ми кажу да завршим први пројекат на којем сам радио.

Свако има своје организационе способности и зна шта му најбоље одговара. Ја сам видљива особа. Пуно користим календар. Такође имам ствари на поду како бих могао да пратим све.

Једна девојка са којом радим користи хрпе на свом столу, тако да може бити сигурна да је оно на чему ради завршено. “

Без обзира на ваш метод, организација је дефинитивно обавезна администраторска вештина.

(- Завршите више с тим Тхе Ассист - први бесплатни недељни билтен који асистенти праве за помоћнике.)

игре / активности виртуелног теам буилдинга

9. Имати „срце слуге“

Прво је створио Роберт Греенлеаф, израз „ слуга-вођа “Се недавно пробио у лексикон управљања. Односи се на стил вођења који добробит других ставља на прво место. У пракси то значи фокусирање на лични и професионални развој и посматрање нечије главне одговорности да се подржи успех свог тима.

Ова идеја „услуге“ је подједнако важна у улози администратора као и у улози вође.

валерие-гомез'Ово је веома важно. Извршни или административни помоћник Роцкстар-а ЖЕЛИ да служи свом вођи - без обзира да ли је задатак велик или мали. Снажни администратор зна да ће, помажући у постизању циљева свог шефа, постићи своје. “

-Валерие Гомез, административни асистент у АДП

Велики администратори су несебични и знају да њихова спремност да се залажу за тим помаже у обезбеђивању и њиховог успеха.

10. Сналажљивост

Способност импровизације, размишљања на ногама и смишљања решења мухе једна је од најважнијих особина које администратор може да препозна. Валерие Гомез објашњава зашто:

валерие-гомез„Још морам да координишем догађај који се одвија без проблема, без обзира на то колико педантно планирам. Да ли постоји промена броја запослених у последњем тренутку за коју сте већ предвидели буџет или системска грешка на екрану монитора 5 минута пре него што је планирано да презентација вашег шефа крене уживо.

Морате да размишљате на ногама - без обзира на проблем, администратор роцкстар-а ће пронаћи решење! “

Елизабетх Вхите-Петерс слаже се да је сналажљивост кључна особина, рекавши,

Елизабетх-Вхите-Петерс„АА видим као корпоративне МацГивер-ове (сјећате се емисије из 90-их?) Који имају руку у свему, способни су креативно рјешавати проблеме и способни су рано поставити права питања како би спријечили било какве празнине у пројекти или неочекивани изазови “.

11. Грит

Сви смо упознати са Марфијевим законом - све што може поћи по злу, поћи ће наопако.

Па, пословни свет није имун - далеко од тога. Свако ко је икада водио пројекат зна да су изазови неизбежни.

Исто важи и за улогу администратора. У једном тренутку ствари ће кренути бочно. Сервери падају, телефонски системи пропадају, продавци се распадају, летови се отказују, људи дају отказ.

Овде се не ради само о томе како бити сналажљив. Ради се о томе да будете довољно јаки да се супротставите било којој ситуацији. Администратор рок звезде се не руши под притиском. Најбољи истрају, прилагоде се и заврше посао. То је истински песак.

Ево како администратори могу да гаје истински песак, који се понекад назива отпорношћу:

  • Дружење са сарадницима. Дружењем се ослобађа окситоцин, што смањује подложност стресу.
  • Тражећи савет. Понекад је за пролазак кроз тешка времена потребна само друга перспектива.
  • Фокусирање на размишљање. Људи могу контролисати само сочива кроз која виде свет, али могу променити своја гледишта са негативних на позитивна једноставном променом перспективе.

12. Ефективна комуникација

Не постоји врста комуникације коју администратори не додирују. Морају да буду паметни у телефону, да пишу добре е-поруке и да пројектују самопоуздање када разговарају са запосленима на свим нивоима лицем у лице. Често морају да напишу комуникације широм компаније или чак да их саставе визуелне презентације у име свог шефа.

Без обзира који је медиј, њихова комуникација мора бити јасна , директан и сажет. Ово се посебно односи на администраторе који блиско сарађују са руководиоцима. Извршни директори и други виши лидери не желе растављање, трзање или било коју другу врсту трчања - они то желе ефективна комуникација то је тачно на ствар.

Учење најефикаснијег начина за то помаже раздвајању добрих администратора од великих.

Услуге виртуелног асистента и администратори који желе да изоштре вештине комуникације могу да затраже помоћ пријатеља за преглед. Ова особа је спремна да пружи неформалан повратне информације о скриптама, е-порукама и било чему другом. Не обављају детаљни преглед; они једноставно одређују подручја која једноставно немају смисла.

Чак и након само неколико кругова прегледа, администратори ће видети различите путеве за повећање јасноће у својим комуникацијама.

13. Техничка памет

Администратори и технологија данас некако иду руку под руку. То више није само е-пошта - од администратора се очекује да буду искусни у широком спектру интегрисаних апликација и платформи.

вежбе за рад у канцеларији

Говоримо о комуникацијским апликацијама попут Слацка, системима календара попут Цалендли , системи наплате, платформе за резервацију путовања, ХР системи попут ТриНет , или софтвер за ангажовање запослених попут Квантно радно место , 15Пет или ТИНИпулсе . (Прочитајте одличан водич за Куантум Воркплаце за куповина софтвера за ангажовање запослених .)

То је пуно технологије.

Када ствари пођу по злу, не можете се увек ослонити на ИТ особље. У ствари, у мањим компанијама, Администратор би у ствари могао бити дефацто техничар или девојка. Ако можете поново да покренете срушени рачунар, аце а тест критичког мишљења , објавите пост на блогу у ВордПресс-у или чак само поново покрените интернет, већ сте заузели место за Админ Гаме.

Па како администратори могу да исполирају своју технолошку памет? Они могу започети тако што ће направити листу често коришћених технологија и утврдити са којим алатима су најмање задовољни. После тога вежбање постаје савршено. Препоручујемо да сваки дан блокирате сат времена да бисте експериментисали са различитим технологијама, упознали системе и прегледали алате ’ Помоћ и Заједница странице. Многе од ових страница имају ризнице ресурса које већина људи никада и не тражи; неке странице чак имају 24-часовни интерфејс за ћаскање или телефонске линије које воде технолошки стручњаци који могу одговорити на било које питање. Када се појави следећа велика техничка потешкоћа, велико решење може бити лако као и знати где ићи, да бисте брзо добили помоћ.

14. Велико размишљање о слици

Поуздани администратори су често фактички саветници вишег руководства. Они могу послужити као звучна плоча за нове идеје, предлагање нових процеса или чак вагање одлука о запошљавању.

Најбољи администратори пружају драгоцен увид давањем препорука заснованих на разумевању пословања компаније и њене културе. Знање о размишљању о стварима у контексту веће целине је пресудно.

Размишљање широке слике можда звучи као нешто што је најбоље оставити визионарима света, али у истини, свако може гајити способност размишљања унапред. Размислите о вожњи. Добра одбрамбена вожња укључује скенирање унапред да бисте видели где вас пут води. Иста техника примењује се на апстрактне концепте, попут циљева компаније. Који пут својим предузећем крчите својим предузећем данас? Са којим препрекама очекујете да се суочите? Кад једном можете да визуализујете ове ствари, можете се припремити за њих.

15. Пажња на детаље

Ако је размишљање о широкој слици важно, обрнуто је такође тачно. Детаљи су важни у раду администратора и неопходно је имати пажљив поглед на њих.

Размислите о томе - пуно тога што Админ ради су релативно високи улози. Ако тај извршни директор не добијете на лету, она можда неће моћи да затвори следећу рунду финансирања која је потребна вашој компанији да би остала упаљена.

Ако не добијете финог продавца на време и за прави износ, можда ће се окренути и тужити вашу компанију. Или најгоре од свега ... због ваше погрешне грешке ваш шеф може изгледати лоше.

Контрола квалитета када су детаљи у питању велика је предност сваког администратора.

16. Одређивање приоритета

Кроз уметност одређивања приоритета, администратори могу трансформисати листу обавеза у листу непроцењивих достигнућа. Способност разликовања између „критичних задатака“ и „задатака који могу чекати“ показује беспрекорну просудбу, лидерске вештине и усклађеност са вредностима компаније. Најбоље од свега је што приоритизација показује компетентност, надахњујући лидере који су одушевљени што не морају да се држе за руке.

Давање приоритета такође може бити кључ за задржавање смирености док се суочавате са списком задатака који се множи са секундом. Недостатак фокуса у овим ситуацијама доводи до панике, а паника убија продуктивност. Бацање директно на неколико критичних задатака и постављање тривијалних задатака одржава приоритетни ток рада истовремено смањујући стрес покушаја да се све заврши.

активност разбијача леда за рад

Администратори могу побољшати вештине одређивања приоритета пажљивим слушањем током састанака и неформалних ћаскања како би упили контекст иза различитих задатака и боље проценили њихов значај. Такође препоручујемо да прелистате листу обавеза и питате: „Шта ово утиче?“ Прави приоритети ће се ускоро појавити.

(- Завршите више с тим Тхе Ассист - први бесплатни недељни билтен који асистенти праве за помоћнике.)

Надамо се да ћете научити како развити вештине административног помоћника који ће вас одвести на виши ниво! Па шта кажеш ти? Да ли се сматрате легендарним администратором? Који су ваши омиљени савети и трикови за помоћнике у администрацији? Не будите срамежљиви, јавите нам у коментарима испод.